LATAR BELAKANG SOP AMBULAN

PELAYANAN AMBULANS & PENGURUSAN JENAZAH

Oleh Bidang SOSIAL, DKM Masjid Raya Nurul Huda – Vila Pertiwi

SOP (Standard Operating Procedure) ini  merupakan dokumen yang berisi langkah-langkah kerja Bidang SOSIAL DKM NH untuk memperlancar proses pelayanan ambulans/pengurusan jenazah kepada Jamaah dan meminimalisir kesalahan petugas dalam proses pelaksanaannya.

TEAM PERUMUS SOP:

Pengadaan mobil ambulans dan sarana pengurusan jenazah merupakan komitmen bersama pengurus DKM Nurul Huda Vila Pertiwi  bersama pengurus RW 13, RW 15, RW 16, Kelurahan Sukamaju, Cilodong, Depok.  Oleh karenanya, perumusan SOP dalam pengoperasian pelayanan ambulans dan pengurusan jenazah dilakukan bersama oleh personil yang ditunjuk ketiga Ketua RW dan Ketua DKM Nurul Huda.  
SOP yang telah disepakati & ditandatangani bersama akan dipantau pelaksanaannya oleh Team Perumus, dan direvisi sesuai jadwal review SOP.   Anggota Team Perumus yang terbentuk 20 Oktober 2014 terdiri :

• Wakil DKM Nurul Huda : Bpk. Taufik Widjaya , Bpk. H Hamdani Tyas,  Stock Lisnia
• Wakil dari RW 13 : Bpk. Tri Sudarto, Bpk. Dadang Darmawan 
• Wakil dari RW 15 : Bpk. Zaenal Muttaqien, Bpk. H. Nasihin 
• Wakil dari RW 16 : Bpk. H. Moch. Faisol, Bpk. H. Yunus                                     -

Ketua Team Perumus ditunjuk dari Anggota Team dalam rapat Team dan dihadiri Ketua Umum DKM serta Ketua RW 13, 15, 16.  

Demi effektifitas dan effisiensi waktu kerja Team, anggota Team Perumus bisa digantikan oleh personel/warga lain yang ditunjuk para ketua RW dan atau ketua DKM Nurul Huda.  
Dalam proses penyusunan SOP yang praktis & lengkap, anggota Team Perumus bisa menggali, menampung & meneruskan usulan warga terkait operasional ambulans/pengurusan jenazah kepada Ketua Team Perumus dan dibahas dalam rapat Team.

TUJUAN SOP:

1. Menjaga konsistensi pelayanan dan kinerja petugas atau tim dalam organisasi.
2. Memperjelas (apa, kapan, dimana, bagaimana) peran dan fungsi  tiap bagian organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab tiap petugas terkait.
4. Melindungi organisasi dan petugas dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi Petugas.
6. Memberikan panduan pengisian dokumen yang dibutuhkan dalam suatu proses kerja.

MANFAAT  SOP:

1. Efisiensi Waktu, karena semua pekerjaan akan lebih cepat dilaksanakan jika pekerjaan itu sudah terstruktur secara sistematis dalam sebuah dokumen tertulis.  Semua tahap kegiatan sudah tercantum dalam SOP sehingga petugas tahu apa yang harus dilakukan/ dilaporkan.
2. Memudahkan tahapan pelayanan kepada jamaah karena kesederhanaan alur pelayanan.
3. Fokus memberikan pelayanan,  terutama  konsistensi  waktu pengerjaan  sesuai  ketentuan.   Ini merupakan standarisasi waktu dan bagaimana menyelesaikan pelayanan
4. Menyediakan sarana komunikasi, sebelum–selama–setelah pelaksanaan  pekerjaan/pelayanan.
5. Sebagai sarana  acuan/penilaian, terhadap proses pelayanan. Jika pelayanan tidak sesuai SOP, maka akan berisiko terhadap kualitas pelayanan.
6. Sebagai sarana kontrol dan antisipasi, terhadap perubahan sistem/kondisi di lapangan.
7. Sebagai sarana audit berkala, SOP akan mengurangi beban kerja sekaligus   meningkatkan comparability, credibility, dan kewajaran pelaksanaan pelayanan.
8. Menjadikan petugas lebih mandiri, mengurangi keterlibatan atasan dalam pelayanan.
9. Mengurangi risiko kesalahan/kelalaian, yang mungkin dilakukan oleh petugas.

CAKUPAN SOP:

         SOP ini  memuat pedoman secara rinci tentang publikasi pelayanan, permintaan pelayanan, kontribusi jamaah, persiapan pelayanan, pelaksanaan, perawatan sarana dan pelaporan administrasi pelayanan ambulans/pengurusan jenazah kepada jamaah. Struktur / Sistematika SOP adalah sebagai berikut :

1. SOP – KOM#1 :  Publikasi Pelayanan - Ketentuan Umum, Syarat Penggunaan, Kebijakan Khusus.
2. SOP – KOM#2 :  Permintaan Pelayanan – Alur Komunikasi & Kontribusi.
3. SOP – OPR#1 :  Pelaksanaan Pelayanan Ambulans
4. SOP – OPR#2 :  Perawatan Ambulans / Sarana Pengurusan Jenazah
5. SOP – KEU#1 :  Penerimaan Dana Donasi & Kontribusi Jamaah
6. SOP – KEU#2 :  Pengeluaran Dana Pelayanan, Perawatan Ambulans / Sarana Jenazah

 LAMPIRAN-LAMPIRAN :

1. TABEL & MoU   :  berisi data-data dinamis, seperti : Daftar Tarif, Daftar Mitra, Nomor Telp, MoU DKM & Tiga RW, MoU Dengan Mitra, dll
2. FORMULIR        :  merupakan blangko isian standar untuk merekam pelayanan, seperti : Formulir Permintaan  Pelayanan, Form Check List Persiapan Keberangkatan Ambulans, Laporan Perjalanan Ambulan, dll